Czy każda firma musi mieć pieczątkę?

Działalność gospodarcza kojarzy się nam zazwyczaj z obowiązkiem posiadania firmowej pieczątki. Zdecydowana większość świeżo upieczonych przedsiębiorców już na starcie wyrabia swoje pieczątki firmowe. Czy rzeczywiście jest tak, iż każdy przedsiębiorca jest zobligowany prawnie do jej wyrobienia? Własna pieczęć to z pewnością duże udogodnienie, dzięki któremu można zaoszczędzić sporo czasu, ale nie jest ona koniecznym elementem prowadzenia własnej działalności. W dzisiejszym wpisie wyjaśnimy, czy trzeba ją posiadać i kiedy jest to bardzo przydatne – zapraszamy do lektury!

Co przepisy mówią o pieczątkach firmowych?

Prawo nie nakłada na przedsiębiorców obowiązku posiadania pieczątki firmowej. Decyzja o jej posiadaniu zależy zatem tylko od nich. Na etapie zakładania i rejestracji nowej działalności gospodarczej Urząd Skarbowy i banki często wymagają od świeżych przedsiębiorców posiadania pieczątki, która jest potrzebna do wypełnienia różnych dokumentów urzędowych. W wielu miejscach na takich drukach znajduje się rubryka opatrzona nazwą „podpis i pieczęć przedsiębiorcy” jednak, jak się okazuje, są to zapisy mylne, gdyż aby potwierdzić składane oświadczenie lub deklarację wystarczy sam podpis przedsiębiorcy.

W lipcu 2019 roku resort przedsiębiorczości uchylił wymóg posługiwania się pieczątkami firmowymi. Wynika to z postępującej elektronizacji wszystkich procedur biznesowych. Rezygnacja z pieczątek ma wpłynąć na uproszczenie procedur, a także zachęcić przedsiębiorców do załatwiania większości spraw drogą elektroniczną.

Jak postępować, kiedy nie ma się pieczątki firmowej?

W sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie posiada własnej pieczątki firmowej, pracownicy Urzędu Skarbowego mogą go poprosić o napisanie specjalnego oświadczenia o jej nieposiadaniu. Jednak w większości przypadków wystarczy w rubryce przeznaczonej na podpis i pieczęć umieścić informację, iż nie posiada się firmowej pieczątki, a następnie podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem. Własna pieczątka firmowa z pewnością ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a także umożliwia sprawne i szybkie załatwianie wielu formalnych spraw. Dzięki niej są one rozpatrywane w szybszym tempie.

Kiedy potrzebna jest pieczątka?

Pieczątka firmowa jest natomiast potrzebna, jeżeli przedsiębiorca załatwia sprawy firmowe w bankach lub firmach ubezpieczeniowych. Ponieważ są to instytucje niewchodzące w skład organów administracji publicznej, rządzą się swoimi własnymi wewnętrznymi przepisami. W przypadku instytucji finansowych przepisy prawa nie są brane pod uwagę, gdyż mają one swoje wewnętrzne regulaminy, w których określone są ściśle wszystkie wymagania dotyczące przedsiębiorców chcących korzystać z ich usług. 

Co powinno się znaleźć na pieczątce firmowej?

Na pieczątce firmowej muszą się znaleźć pewne informacje, które zależą od formy prowadzenia działalności gospodarczej. Wszystkie firmy, które mają swój numer REGON, czyli są wpisane do rejestru podmiotów gospodarki narodowej, muszą umieścić go na swojej pieczęci. Poza tym każda firma musi zamieścić na niej informacje o adresie siedziby przedsiębiorstwa, podać jego pełną nazwę, numer NIP oraz dane kontaktowe (numer telefonu, faks, adres e-mail, a jeżeli firma posiada swoją stronę internetową – także jej adres).

Jakie są zalety posiadania pieczątki firmowej?

Największą zaletą posiadania pieczątki firmowej jest fakt, iż stanowi ona duże ułatwienie w codziennym prowadzeniu własnej działalności. Kiedy wypełniamy różne dokumenty, wystarczy odbić ją we właściwym miejscu, dzięki czemu nie musimy już ręcznie wprowadzać wielu danych. Różne sprawy urzędowe lub bankowe są dzięki niej załatwiane szybciej i sprawniej. Koszt wyrobienia pieczątki nie jest duży, a korzyści wynikające z jej posiadania są naprawdę spore, dlatego opłaca się w nią zainwestować.